Как подключить электронные перевозочные документы

Шаг 1. Подписи

Для организации, скорее всего, ничего нового не нужно: подходит та же квалифицированная подпись, которой подписываются УПД и сдаётся отчётность.

Новое появляется вокруг. Сотрудникам, которые будут подписывать вместо руководителя, нужны личные сертификаты и машиночитаемые доверенности. Водителям — собственные подписи для их титулов.

Считать надо сразу все: заказ на одну подпись и потом ещё на сорок — это два разных проекта по срокам.

Шаг 2. Оператор и регистрация

Подключение к аккредитованному оператору и регистрация в государственной системе. Занимает день-два.

Если обычный документооборот у вас уже подключён, чаще всего это добавление решения для перевозок к существующему договору, а не новый оператор.

Шаг 3. Контрагенты

Самая длинная часть, и она не зависит от вас.

Электронная накладная невозможна в одностороннем порядке: перевозчик и получатель должны быть подключены и должны подписать свои титулы. Если перевозчик работает на бумаге, документа не будет.

Практический порядок — начинать с самых частых. Составить список контрагентов по числу рейсов, взять верхние двадцать процентов и заняться ими. После их подключения система работает на большей части потока, а хвост подтягивается месяцами.

Приглашения, отправленные без звонка, зависают. Это правило работает и здесь, и в обычном документообороте.

Шаг 4. Водители

Вторая длинная часть, и её почти всегда недооценивают.

Каждому водителю нужна своя подпись и телефон, на котором работает мобильное подписание. Дальше — обучение: показать, что открыть, что нажать, что делать, если не открывается.

Заложить на это стоит недели, а не день. Причём не потому, что задача сложная, а потому, что водителей много, они в рейсах, и собрать их всех разом невозможно.

Отдельно стоит решить, что делать при текучке: подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а новому нужна своя.

Шаг 5. Обмен из учётной системы

Технически необязателен, практически — обязателен при потоке от нескольких рейсов в день.

Для 1С ставится модуль обмена и настраивается соответствие данных: откуда брать вес, объём, адреса, транспорт и водителя. Последних двух в учёте отгрузки обычно нет вовсе, и это самая частая доработка.

Для других систем — интеграция через программный интерфейс. Сроки здесь зависят от того, что уже умеет ваша система.

Реалистичный план

Неделя на подписи и оператора. Параллельно — список контрагентов и первые звонки. Две-три недели на настройку обмена с учётной системой. Параллельно — водители.

Пилот на одном регулярном маршруте с подключённым получателем: там вылезут все вопросы при маленькой цене ошибки. Дальше расширение по списку контрагентов.

Чего делать не стоит — откладывать старт до момента, когда все контрагенты будут готовы. Этот момент не наступит, а обязанность действует уже сейчас.