EDI: обмен с торговыми сетями

Что это такое

EDI — обмен структурированными сообщениями между информационными системами. Не «документ в почте», а сообщение установленного формата, которое система получателя разбирает и заносит в учёт сама, без человека.

Придумано это задолго до электронного документооборота и для другой задачи: розничным сетям нужно каждый день отправлять тысячи заказов тысячам поставщиков и получать обратно подтверждения. Никакой ручной обработки такой поток не выдерживает.

Как выглядит цикл

ORDERS — заказ. Сеть присылает заказ: какие позиции, сколько, на какой распределительный центр, к какому числу.

ORDRSP — подтверждение. Поставщик отвечает: подтверждаю целиком, подтверждаю частично, не могу поставить.

DESADV — уведомление об отгрузке. Отправляется до прихода машины: что реально едет, в каких паллетах, с какими сроками годности. Сеть готовит приёмку заранее.

RECADV — уведомление о приёмке. Сеть сообщает, что и в каком количестве приняла. Здесь всплывают расхождения — недовоз, брак, отказ по срокам.

INVOIC — счёт. Финансовая часть цикла.

Параллельно с этим идут юридически значимые документы — УПД со счётом-фактурой — через обычный документооборот. Это два разных потока, и они не заменяют друг друга.

Зачем это поставщику

Затем, что иначе не получится работать с сетью вообще: заказы приходят так и никак иначе.

Но есть и своя выгода, помимо соответствия требованиям. Расхождения при приёмке становятся видимыми и разбираемыми: есть DESADV с тем, что отгружено, и RECADV с тем, что принято, и разница между ними — не спор двух менеджеров, а два документа.

Для поставщика, у которого недовозы и отказы по приёмке съедают маржу, это единственный способ разговаривать с сетью предметно.

Что нужно для подключения

Требования конкретной сети. У каждой свои: набор сообщений, версии форматов, сроки отправки DESADV перед поставкой, правила кодирования товаров.

Коды товаров. Сети работают по своим кодам и штрихкодам, и сопоставление вашей номенклатуры с их — обязательная и не самая быстрая часть.

Канал. Провайдер, через которого идёт обмен. Один канал закрывает все сети, отдельного подключения к каждому провайдеру не нужно.

Связка с учётом. Заказ должен попадать в программу, отгрузка — формироваться на его основании. Иначе смысл теряется: сообщения приходят автоматически, а обрабатывает их человек вручную.

Сколько стоит

Тарифицируются документы, пакетами на все сети сразу: 2 000 документов — 20 000 ₽, 5 000 — 45 000 ₽, 10 000 — 85 000 ₽. Чем больше пакет, тем ниже цена документа.

Отдельно — обмен с учётной системой: модуль для любых конфигураций 1С на год стоит 19 700 ₽, интеграция с типовой конфигурацией — 16 978 ₽.

Что идёт не так

Сопоставление кодов. Первая поставка почти всегда упирается в то, что коды не сошлись. Это разовая работа, но её нужно сделать до, а не во время.

DESADV отправлен поздно. Сеть требует уведомление за определённое время до поставки, машина приезжает раньше уведомления — и её разворачивают.

Ручная обработка заказов. Подключились к EDI, но заказы всё равно переносят в 1С руками. Формально работает, фактически ничего не изменилось.

Забыли про второй поток. EDI закрывает операционные сообщения, но УПД со счётом-фактурой всё равно должен пройти через обычный документооборот. Настраивать нужно оба.