ГИС ЭПД: как устроена государственная система перевозочных документов

Что это такое

Государственная информационная система электронных перевозочных документов — единое место, куда стекаются сведения обо всех перевозках, оформленных электронно.

Смысл её существования простой: раньше проверить перевозку можно было только остановив машину и посмотрев бумагу. Теперь сведения есть в системе до того, как машина выехала, и проверка не требует ни распечатки, ни водителя, ищущего папку в кабине.

Почему через оператора

Участники не подключаются к системе напрямую. Документ создаётся у оператора, подписывается участниками там же, и оператор передаёт установленный состав сведений в систему.

Оператор при этом должен быть аккредитован — это не любой поставщик программного обеспечения. Выбор конкретного оператора остаётся за вами, а между операторами работает обмен, поэтому контрагент может быть подключён к другому.

Что именно передаётся

Не сам документ целиком, а установленный состав сведений: кто отправитель, кто перевозчик, кто получатель, какой транспорт, какой маршрут, что за груз, какие титулы подписаны и когда.

Документ со всеми подписями остаётся у оператора и у участников. Система хранит сведения, по которым перевозку можно идентифицировать и проверить.

Когда сведения должны быть в системе

До начала перевозки. Это принципиальный момент, отличающий перевозочный документ от закрывающего.

Счёт-фактуру можно выставить в конце месяца за все отгрузки. Накладную — нельзя: она подтверждает перевозку, которая идёт прямо сейчас, и её отсутствие в системе означает, что машина едет без документа.

Отсюда требование к процессу: формирование документа должно быть частью отгрузки, а не отдельной задачей бухгалтерии на конец дня. Компания, у которой накладные оформляет один человек в офисе по вечерам, при переходе на электронный вид упирается в это сразу.

Что происходит на дороге

Инспектор идентифицирует перевозку по номеру транспортного средства или по коду документа и получает сведения из системы. Распечатка не требуется, папка в кабине не нужна.

Практическая тонкость: работает это ровно при условии, что документ подписан и передан. Если что-то из цепочки не сделано — не подписан титул перевозчика, не прошла передача сведений, — на дороге это выглядит как перевозка без документа, и объяснить, что «в системе всё есть, просто не отправилось», не получится.

Что из этого следует для внедрения

Три вещи.

Оформление переезжает ближе к отгрузке. Тот, кто грузит машину, должен иметь возможность выпустить документ. Это часто означает пересмотр внутренних процессов, а не только настройку программы.

Контроль отправки нужен встроенный. Должно быть видно, что сведения ушли в систему, а не только что документ создан. Расхождение между «сформировано» и «передано» — это и есть тот случай, когда машина едет без документа.

Обмен с учётной системой перестаёт быть роскошью. При десятке рейсов в день ручное оформление в отдельном окне не выдерживает темпа: документ должен собираться из данных отгрузки, которые уже есть в программе.