Как хранить электронные документы и сколько

Сроки не изменились

Обязанность хранить установлена для документов, а не для их формы. Первичные учётные документы, счета-фактуры, регистры — сроки для них одинаковы независимо от того, бумага это или файл.

Отсюда первое практическое следствие: переход на электронный обмен не отменяет и не сокращает хранение. Он только меняет то, как оно устроено.

Что именно нужно хранить

Не только документ, но и то, что делает его документом.

Файл документа в том формате, в котором он был подписан.

Файлы подписей. Отдельные файлы, приложенные к документу. Без них файл — просто текст.

Подтверждения оператора. Квитанции и протоколы, фиксирующие факт и время передачи. Именно они отвечают на вопрос «когда документ был отправлен и получен».

Выгрузка «только документов» — самая распространённая ошибка при переходе к другому оператору. Файлы есть, доказательной силы нет.

Где они лежат

По умолчанию — у оператора, и пока договор действует, это удобно: поиск, архив, доступ из любого места.

Проблема начинается там, где договор заканчивается. Оператор хранит документы в течение срока, предусмотренного договором, а обязанность хранения при этом остаётся вашей и никуда не переходит.

Разумная схема — регулярная выгрузка архива к себе. Не потому, что оператору нельзя доверять, а потому, что срок хранения документа обычно длиннее срока договора с кем бы то ни было.

Про распечатку

Печатать электронные документы «для архива» бессмысленно, и это стоит сказать прямо.

Подпись существует внутри файла. На бумаге её нет — есть отметка о том, что документ подписан электронно, но проверить подпись по листу невозможно. Распечатка годится для того, чтобы показать её человеку, и ни для чего больше.

При этом привычка печатать держится годами: сначала «на всякий случай», потом по инерции. Это ровно та статья расходов, ради устранения которой затевался переход.

При смене оператора

Порядок такой: сначала выгрузить архив вместе с подписями и подтверждениями, потом закрывать договор. Не наоборот.

Перенести архив к новому оператору как единое целое обычно нельзя: это не почтовый ящик. Документы прошлых лет останутся в вашей выгрузке, а новый оператор начнёт историю с нуля.

Отдельно проверьте, где хранятся сопоставления номенклатуры, если настроен обмен с учётной системой: они тоже могут остаться у прежнего оператора.

Что мы делаем

Настраиваем выгрузку архива и объясняем, что именно должно в неё попасть. Это неинтересная часть работы, о которой не спрашивают при подключении, — и единственная, которая имеет значение через пять лет, когда придёт запрос по сделке, о которой все давно забыли.