Как подключить электронный документооборот

Шаг первый: подпись

Начинается всё с квалифицированного сертификата, потому что без него электронный документ не имеет юридической силы. Выпуск занимает рабочий день; владельцем у организации выступает руководитель, у предпринимателя — он сам.

Здесь же стоит решить, кто ещё будет подписывать. Если бухгалтер или менеджер — им нужны личные сертификаты и машиночитаемые доверенности, и выпустить всё вместе быстрее и дешевле, чем возвращаться к этому через месяц.

Шаг второй: подключение к оператору

Оператор регистрирует вас как участника обмена и выдаёт идентификатор — по нему вас находят контрагенты. Отдельно уведомлять налоговую не нужно.

Веб-версия работает сразу после этого: можно отправить первый документ в тот же день. Полноценное внедрение обычно продолжается дальше, но точка «мы уже можем» наступает здесь.

Шаг третий: контрагенты

Обмен двусторонний, поэтому вторая сторона тоже должна быть подключена — к вашему оператору или к любому другому, между ними работает роуминг.

Порядок простой: вы отправляете приглашение, контрагент его принимает. Проблема не в порядке, а в скорости: приглашения зависают, потому что попадают не тому человеку. Практика, которая работает, — сначала звонок нужному сотруднику, потом приглашение.

Начинать разумнее с тех, у кого больше всего документов. Двадцать процентов контрагентов обычно дают восемьдесят процентов потока, и после их подключения эффект уже виден.

Шаг четвёртый: обмен из учётной системы

Необязательный, но именно он превращает документооборот из «ещё одного окна» в рабочий инструмент.

Пока документы формируются в 1С, а отправляются через браузер, каждая отправка — это выгрузка, загрузка и ручная сверка. С настроенным обменом документ уходит прямо из программы, а входящие попадают в неё же и разносятся по учёту.

Для 1С есть готовый модуль, для других систем — интеграция через программный интерфейс. Это отдельная работа, и планировать её лучше сразу, а не после полугода ручных выгрузок.

Что решить заранее

Кто подписывает. От этого зависит число сертификатов и доверенностей.

Какой поток. Тариф считается по исходящим документам за год; входящие не тарифицируются. Оценить объём стоит до покупки пакета — неизрасходованный пакет сгорает в конце года.

Где живёт учёт. Если в 1С, обмен настраивается модулем. Если в чём-то другом — нужен разговор про программный интерфейс.

Кто внутри компании отвечает. Внедрения тормозят не техника, а отсутствие человека, который звонит контрагентам. Это скучная роль, но без неё приглашения висят месяцами.

Сколько это стоит

Подпись и документооборот оплачиваются отдельно. В Диадоке тарифицируются исходящие: годовой пакет на 250 документов — 2 950 ₽, на 1 200 — 12 300 ₽, на 6 000 — 55 500 ₽, на 50 000 — 351 100 ₽. Входящие документы не тарифицируются вообще.

Модуль обмена для любых конфигураций 1С стоит 19 700 ₽ в год, интеграция с типовой конфигурацией — 16 978 ₽. Развёрнутый разбор состава счёта на подпись — на отдельной странице о стоимости.